ZenFight Academy jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 19.2.2024

1. Rekisterinpitäjä 

ZenFight Academy

Y-tunnus 3015497-5

Ylä-Haikkoontie 41 as 1, 06400 Porvoo

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot 

Riku Forsell zenfightacademy@gmail.com

3. Rekisterin nimi 

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 

Tietojen käsittely perustuu jäsenten osalta ZenFight Academy:n oikeutettuun etuun eli jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on: 

• ylläpitää jäsenluetteloa 
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen,  kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet 
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien  järjestäminen 
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi. 

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta  ZenFight Academy:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. 

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai ZenFight Academy:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen  käyttötarkoitus on ZenFight Academy:n yhteistyökumppaneiden välisen  yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi. 

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä: 

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta 
o Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen 
o Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite,  puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja  muihin laskuihin liittyvät tiedot 
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
• Valokuva 
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja  koulutustilaisuuksiin 
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä: 

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
• Laskuihin liittyvät tiedot 
• Valokuva 
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja  yhteyshenkilöistä: 

• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa ZenFight Academy:lle. 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen  ulkopuolelle 

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle. 

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (ZenFight Academy,  myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja  yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja  jäsenviestintää. 

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika 

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on  pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. 

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen  toteuttamiseksi. 

• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään 3 vuotta 
• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään 3 vuotta
• Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin  kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta.  Muutoin henkilötietoja päivitetään. 

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy  vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun  sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot  varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.  Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa  tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu. 

9. Rekisteröidyn oikeudet 

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista. 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot  sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat  pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. 

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien)  oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus  henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.